Privaatrechtelijke culturele archiefwerking

Ingediend op juni 9th, 2005 door bartcaron

Voorstel van decreet van de heren Bart Caron, Kris Van Dijck, Steven Vanackere, Dany Vandenbossche en Herman Schueremans houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de privaatrechtelijke culturele archiefwerking

Dames en heren met onderhavig voorstel van decreet worden twee technische wijzigingen aangebracht aan het decreet van 19 juli 2002 houdende de privaatrechtelijke culturele archiefwerking, kortweg geciteerd als het ‘Archiefdecreet’.
Met een eerste, kleine wijziging wordt de definitie van het begrip “administratie” in artikel 2, 8°, van het decreet gelijkluidend gemaakt met de definitie van hetzelfde begrip in het Erfgoeddecreet (1) en het decreet op de Volkscultuur (2).
Ook de tweede wijziging heeft tot doel de drie voormelde decreten beter op mekaar af te stemmen. De huidige regeling in het Archiefdecreet inzake de uitbetaling van structurele (is gelijk aan meerjarige) subsidies en inzake de mogelijkheid om reserves op te bouwen bij de structureel gesubsidieerde archief- en documentatiecentra (artikel 19), wordt vervangen door een regeling die analoog is met de regeling voorzien in het Erfgoeddecreet (artikel 50) en in het decreet op de Volkscultuur (artikel 8, zoals gewijzigd). Deze regeling wordt ook van toepassing verklaard op het steunpunt voor de archiefwerking. Hierdoor wordt een leemte in de huidige regelgeving weggewerkt.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1: Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2: Het is logisch dat de terminologie van het Erfgoeddecreet, het Archiefdecreet en het decreet op de Volkscultuur op mekaar wordt afgestemd. Daarom wordt in de drie regelgevingen dezelfde definitie van het begrip “administratie” ingevoerd. Hierbij worden de huidige definities in het Archiefdecreet (artikel 2, 8°) en het decreet op de Volkscultuur (artikel 2, 7°) vervangen door de meest recente definitie, bepaald in de uitvoeringsbesluiten van het Erfgoeddecreet (artikel 1, 4°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2004 ‘ter uitvoering van het decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid, voor wat betreft de erfgoedconvenants en de advisering’ en artikel 1, 4°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 januari 2005 ‘ter uitvoering van het Erfgoeddecreet van 7 mei 2004, voor wat betreft de musea, de cultureel-erfgoedpublicaties en de projecten cultureel erfgoed’).

Artikel 3:
Dit artikel vervangt de huidige tekst van artikel 19 volledig.Paragraaf 1 bepaalt een aantal algemene subsidievoorwaarden (met betrekking tot de rechtspersoonlijkheid, de boekhouding, het toezicht en de verzekering van de bestuurders). Paragraaf 2 regelt de wijze waarop de jaarlijkse werkingssubsidie wordt uitbetaald, evenals de wijze waarop die subsidie verantwoord moet worden. Paragraaf 3 regelt de mogelijkheid om een reserve op te bouwen tijdens de lopende beleidsperiode. Dit kan onbeperkt met eigen inkomsten en subsidies.

Deze regeling wijkt af van de regeling voorzien in het decreet van 7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies en de controle door het Rekenhof.
Dit wordt echter niet als dusdanig vermeld. Het is ook niet strikt noodzakelijk omdat onderhavig voorstel chronologisch toch na het decreet van 7 mei 2004 komt en het een impliciete, maar duidelijke specifieke afwijking vormt van een algemeen geformuleerde regel.
Het begrip ‘reserve’ wordt bepaald aan de hand van de geldende boekhoudkundige regels. Meer specifiek wordt verwezen naar de inhoud van de rekeningen 13 (bestemde fondsen) en 14 (overgedragen resultaat), vermeld in het algemeen rekeningenstelsel, gevoegd als bijlage bij het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen.

Tenslotte wordt bepaald waarvoor de opgebouwde reserve tijdens de lopende beleidsperiode aangewend mag worden. Paragraaf 4 regelt wat er gebeurt als de reserve die tijdens de beleidsperiode werd opgebouwd, niet (volledig) werd besteed tijdens de beleidsperiode zelf. Het deel dat overblijft kan onder bepaalde voorwaarden overgedragen worden naar een volgende beleidsperiode.
Die voorwaarden zijn:
(1) de meerjarige subsidiering vanwege de Vlaamse overheid wordt verder gezet en
(2) de resterende reserve mag een bepaald bedrag niet overschrijden. Hoeveel mag maximaal overgedragen worden? Het maximaal overdraagbaar bedrag is gelijk aan de som van de bestaande reserve bij het begin van de voorbije beleidsperiode plus maximaal twintig percent van de gemiddelde jaarlijkse personeelsen werkingskosten berekend over de voorbije beleidsperiode. Er wordt tenslotte bepaald hoe dit maximaal overdraagbaar bedrag berekend moet worden.

Verder kan aan de Vlaamse Regering een afwijking van de maximumgrens van twintig percent gevraagd worden en wordt bepaald onder welke voorwaarden dit kan (een gemotiveerd bestedingsplan is vereist).
Tenslotte wordt ook hier omschreven waarvoor de overgedragen reserve tijdens de nieuwe beleidsperiode aangewend mag worden. Paragraaf 5 regelt eerst wat er gebeurt als er meer reserve werd opgebouwd dan volgens §4 naar een volgende beleidsperiode overgedragen mag worden. Na compensatie met het nog uit te keren saldo van de werkingssubsidie toegekend voor het laatste jaar van de voorbije beleidsperiode, wordt (tot een bepaald maximum) het (eventuele) resterende ‘overschot’ in mindering gebracht op de voorschotten toegekend voor het eerste werkingsjaar van de nieuwe beleidsperiode. Dit heeft als voordeel dat het bedrag dat hierdoor niet uitgekeerd moet worden (onder de vorm van voorschotten), behouden blijft binnen het cultuurbudget en binnen dat budget geheroriënteerd kan worden.

Verder bepaalt §5 wat er met de opgebouwde reserve moet gebeuren als de meerjarige subsidiering van het archief- en documentatiecentrum door de Vlaamse overheid wordt stopgezet op het einde van de beleidsperiode. De reserve mag dan onder bepaalde voorwaarden (een gemotiveerd bestedingsplan is vereist) gebruikt worden om de gevolgen van die stopzetting (reorganisatie, nieuwe beleidsrichting, afbouw van werking, vereffening enzovoort) mee te financieren. Prioritair moet de reserve gebruikt worden om de arbeidsrechtelijke verplichtingen ten aanzien van het personeel (dit kunnen bestaande of nieuwe verplichtingen zijn, bijvoorbeeld opzeggingsvergoedingen) te voldoen.
In afwijking van §3, regelt §6 de mogelijkheid tot het opbouwen van een reserve als de structurele subsidie juridisch toegekend wordt aan een gemeente, een provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Immers, de archief- en documentatiecentra  die in dat geval eigenlijk structureel gesubsidieerd worden (bijvoorbeeld een stedelijk archief- en documentatiecentrum als het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven – AMVC te Antwerpen), vormen slechts een onderdeel van het geheel van activiteiten van de gemeente, de provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

De reserveregeling, voorzien in paragraaf 3, is dan praktisch onwerkbaar. Als men – zoals §3, tweede lid, stelt – de reserve als een onderdeel van het eigen vermogen moet opnemen in de balans van het werkelijk structureel gesubsidieerde archief- en documentatiecentrum (dat dan een initiatief is van de gemeente, de provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie), dan veronderstelt dit dat men boekhoudkundig erin slaagt om binnen de geconsolideerde rekeningen van de betrokken gemeente, provincie of van de Vlaamse Gemeenschapscommissie alle inkomsten en uitgaven met betrekking tot het centrum in kwestie nauwkeurig te identificeren en er ook ee
n initiatiefspecifieke resultatenrekening en balans voor op te maken. Echter, de geldende regels inzake de comptabiliteit van de betrokken besturen maken dit in praktijk niet evident. Het is verder duidelijk dat de geconsolideerde rekeningen van de betrokken besturen, die de resultaten en financiële stand van zaken van al hun activiteiten verenigingen (bijvoorbeeld de globale balans van de stad Antwerpen), helemaal niet gebruikt kunnen worden om de gestelde reservenormen te toetsen, want amper relevant. Het voorstel van decreet kiest daarom voor een vrij simpele en praktisch haalbare oplossing die de werklast beperkt zonder de reservenormering te stringent te maken. Namelijk: geen rekening houden met de eigen inkomsten van het structureel gesubsidieerde archief- en documentatiecentrum en dus voor de afrekening en verantwoording van de eraan toegekende subsidie enkel rekening houden met alle met betrekking tot dit centrum gemaakte (personeels- en werkings-)kosten. Met andere woorden, het volstaat dat de toegekende subsidie verantwoord wordt door middel van alle gemaakte kosten. Er kan in dat geval dus enkel en alleen maar een ‘reserve’ opgebouwd worden als er, na aanrekening van alle aan het initiatief verbonden kosten, nog een niet besteed gedeelte van de subsidie overblijft. Dat ‘overschot’ vormt dan de reserve. Volgens de boekhoudkundige normen is dat echter geen ‘reserve’. Daarom wordt in de tekst van het artikel gesproken over ‘overgedragen werkingssubsidies’.

Verder blijven de principes van de reservenormering dezelfde:
– de mogelijkheid om binnen dezelfde beleidsperiode het ‘overschot’ van de werkingssubsidie als ‘reserve’ onbeperkt over te dragen naar een volgend werkingsjaar;
– de mogelijkheid om de reserve die op het einde van een beleidsperiode nog aanwezig is, over te dragen naar de volgende beleidsperiode op voorwaarde dat de aangroei van die reserve gedurende de voorbije beleidsperiode niet meer bedraagt dan twintig percent van de gemiddelde jaarlijkse werkingssubsidie berekend over de voorbije beleidsperiode;
– de mogelijkheid om, onder bepaalde voorwaarden (vereiste van een gemotiveerd bestedingsplan), aan de Vlaamse Regering een afwijking te vragen van die twintig percent;
– en tenslotte de bepaling van de doeleinden waarvoor de overgedragen ‘reserve’ aangewend mag worden.

Paragraaf 7 bepaalt aanvullend wat er gebeurt als:
– de reserve die op het einde van een beleidsperiode nog aanwezig is, meer bedraagt dan het overdraagbare maximum: eerst compensatie met het nog uit te keren saldo van de werkingssubsidie toegekend voor het laatste jaar van de voorbije beleidsperiode; vervolgens wordt het nog resterende bedrag in mindering gebracht op de voorschotten toegekend voor het eerste werkingsjaar van de nieuwe beleidsperiode (tot een bepaald maximum);
– de structurele subsidiëring vanwege de Vlaamse overheid stopgezet wordt: de nog aanwezige reserve mag onder bepaalde voorwaarden (vereiste van een gemotiveerd bestedingsplan) aangewend worden om de gevolgen van die stopzetting financieel op te vangen, met prioriteit voor het voldoen van alle arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Paragraaf 8 tenslotte, stelt dat de regeling inzake de uitbetaling van de jaarlijkse werkingssubsidie en de regeling inzake de reservevorming op identieke wijze gelden voor het steunpunt voor archiefwerking, vermeld in artikel 16 van het Archiefdecreet.

Artikel 4:
Dit artikel regelt de inwerkingtreding van dit voorstel van decreet. Het is aangewezen dat de nieuwe reserveregeling onmiddellijk kan gelden voor het lopende werkingsjaar. Daarom wordt met terugwerkende kracht voorgesteld.

Bart Caron, Kris Van Dijck, Steven Vanackere, Dany Vandenbossche, Herman Schueremans

Voorstel van decreet

Artikel 1:
Dit decreet regelt een gemeenschapsaangelegenheid.

Artikel 2:
In artikel 2, 8°, worden de woorden “het culturele erfgoed” vervangen door de woorden “het roerend en immaterieel cultureel erfgoed”.

Artikel 3:
Artikel 19 van het Archiefdecreet van 19 juli 2002 wordt vervangen door wat volgt: “Artikel 19 §1. Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie moeten de archief- en documentatiecentra:
1° beschikken over rechtspersoonlijkheid met nietcommercieel karakter;
2° een boekhouding voeren volgens het genormaliseerde boekhoudkundige stelsel en die boekhouding zo organiseren dat de financiële controle op het gebruik van de werkingssubsidie mogelijk is. De Vlaamse Regering kan een specifiek boekhoudkundig plan en bijzondere regels betreffende de boekhouding opleggen;
3° aanvaarden dat de administratie de werking en de boekhouding, eventueel ter plaatse, onderzoekt;
4° hun bestuurders en hun medewerkers verzekeren tegen de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie.

§2. De jaarlijkse werkingssubsidie, bepaald binnen de perken van de beschikbare begrotingskredieten, wordt als volgt beschikbaar gesteld:
1° vier voorschotten van telkens 22,5 percent van het subsidiebedrag dat voor dat werkingsjaar is toegekend, worden op zijn vroegst uitbetaald op respectievelijk 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober van het werkingsjaar;
2° het saldo van 10 percent van het subsidiebedrag dat voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na controle op de naleving van de subsidievoorwaarden en na aanvaarding van de bewijsstukken door de administratie. De verantwoording van de jaarlijkse subsidie gebeurt op basis van het werkingsverslag, het financiële verslag, het jaarplan en de begroting.
Hiertoe legt het archief- en documentatiecentrum jaarlijks de jaarrekening van het vorige jaar met de nodige bewijsstukken voor, evenals een door de algemene vergadering goedgekeurde begroting.

§3. Behalve wanneer de werkingssubsidie, bedoeld in artikelen 6 of 10, toegekend wordt aan een gemeente, een provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie, kan een archief- en documentatiecentrum gedurende de beleidsperiode onbeperkt een reserve aanleggen met eigen inkomsten en subsidies.
Een reserve wordt in de balans van het archief- en documentatiecentrum opgenomen als een onderdeel van het eigen vermogen en bestaat uit de volgende rekeningen, vermeld in de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel, als bijlage gevoegd bij het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen:
1° rekening 13: bestemde fondsen;
2° rekening 14: overgedragen resultaat. De aangelegde reserve wordt aangewend voor de realisatie van het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4° of in artikel 10, §2, 7°.

§4. Als het archief- en documentatiecentrum op het einde van de beleidsperiode nog beschikt over een reserve, aangelegd overeenkomstig §3, kan die reserve overgedragen worden naar een volgende beleidsperiode op voorwaarde dat, ten opzichte van de bestaande reserve in het begin van de subsidieperiode, de aangroei niet meer bedraagt dan twintig percent van de gemiddelde jaarlijkse  personeels- en werkingskosten berekend over de beleidsperiode.
De personeels- en werkingskosten omvatten alle kosten die betrekking hebben op de uitvoering en de realisatie van het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°, en die in de voorbije beleidsperiode tot stand zijn gekomen. De personeels- en werkingskosten zijn de som van alle kosten, met uitzondering van de afschrijvingen op kapitaalsubsidies.

De Vlaamse Regering kan, na advies van de Inspectie van Financiën, een afwijking toestaan van het in het eerste lid bepaalde percentage op voorwaarde dat de publiekre
chtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon daartoe een gemotiveerd bestedingsplan voorlegt voor het teveel aan opgebouwde reserve of voor de gehele reserve, in te dienen bij de dienst, aangewezen door de Vlaamse Regering.
De overgedragen reserve, bedoeld in het eerste en tweede lid, wordt aangewend voor de realisatie van het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°.

§5. Als bij de afrekening van het laatste werkingsjaar van de beleidsperiode de aangroei van de reserve meer bedraagt dan hetgeen bepaald werd in §4, dan wordt het teveel ingehouden op het nog uit te keren saldo van de werkingssubsidie, toegekend aan het archief- en documentatiecentrum en wordt het eventueel daarna nog resterende bedrag in mindering gebracht op de voorschotten toegekend voor het eerste werkingsjaar van de nieuwe beleidsperiode tot een maximum van de werkingssubsidie toegekend voor het laatste jaar van de beleidsperiode.
Als aan het archief- en documentatiecentrum na afloop van de beleidsperiode waarop het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°, betrekking heeft, geen werkingssubsidie meer wordt verleend, dan is het verplicht een gemotiveerd bestedingsplan voor de reserve, aangelegd overeenkomstig §3, in te dienen bij de dienst, aangewezen door de Vlaamse Regering. De reserve wordt in voorkomend geval prioritair aangewend voor het voldoen van de arbeidsrechtelijke verplichtingen.

§6. Een werkingssubsidie als bedoeld in artikelen 6 en 10, die toegekend wordt aan een gemeente, een provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie, wordt verantwoord op basis van de personeels- en werkingskosten. Binnen de beleidsperiode waarop het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°, betrekking heeft, kan de werkingssubsidie onbeperkt overgedragen worden naar het volgende werkingsjaar.
Als de gemeente, de provincie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie op het einde van de beleidsperiode nog beschikt over een, overeenkomstig het tweede lid overgedragen werkingssubsidie, kan die overgedragen werkingssubsidie overgedragen worden naar een volgende beleidsperiode op voorwaarde dat, ten opzichte van de overgedragen werkingssubsidie in het begin van de beleidsperiode, de aangroei niet meer bedraagt dan twintig percent van de gemiddelde jaarlijkse werkingssubsidie berekend over de beleidsperiode.

De Vlaamse Regering kan, na advies van de Inspectie van Financiën, een afwijking toestaan van het in het derde lid bepaalde percentage op voorwaarde dat de gemeente, de provincie of de Vlaamse Gemeenschapcommissie daartoe een gemotiveerd bestedingsplan voorlegt voor de te veel overgedragen werkingssubsidie, in te dienen bij de dienst, aangewezen door de Vlaamse Regering.
De overgedragen werkingssubsidie, bedoeld in het tweede lid en derde lid, wordt aangewend voor de realisatie van het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°.

§7. Als bij de afrekening van het laatste werkingsjaar van de beleidsperiode de aangroei van de overgedragen werkingssubsidie meer bedraagt dan hetgeen bepaald werd in §6, derde lid en vierde lid, dan wordt het teveel ingehouden op het nog uit te keren saldo van de werkingssubsidie, toegekend aan de gemeente, de provincie en de Vlaamse Gemeenschapscommissie en wordt het eventueel daarna nog resterende bedrag in mindering gebracht op de voorschotten toegekend voor het eerste werkingsjaar van de nieuwe beleidsperiode tot een maximum van de werkingssubsidie toegekend voor het laatste jaar van de vorige beleidsperiode.
Als aan een gemeente, een provincie en de Vlaamse Gemeenschapscommissie na afloop van de beleidsperiode waarop het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, 4°, of in artikel 10, §2, 7°, betrekking heeft, geen werkingssubsidie meer wordt verleend, dan is de gemeente, de provincie en de Vlaamse Gemeenschapscommissie verplicht een bestedingsplan voor de overgedragen werkingssubsidie in te dienen bij de dienst, aangewezen door de Vlaamse Regering. De overgedragen werkingssubsidie wordt in voorkomend geval prioritair aangewend voor het voldoen van de arbeidsrechtelijke verplichtingen.

§8. Paragrafen 2, 3, 4 en 5 zijn van overeenkomstige toepassing op het steunpunt voor de archiefwerking, vermeld in artikel 16.”.

Artikel 4 Dit decreet heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2005.

Bart Caron, Kris Van Dijck, Steven Vanackere, Dany Vandenbossche, Herman Schueremans